Sprzedawca, który w styczniu wystawiał czterdzieści faktur miesięcznie, w listopadzie ma ich osiemset. Zmienia się nie tylko skala. Rośnie liczba krajów, walut i platform, przez które przechodzi zamówienie. Księgowość ecommerce różni się od standardowej obsługi rachunkowej właśnie tym: rozlicza się nie pojedynczą transakcję, lecz kilkadziesiąt jej wariantów, a każdy podlega innym przepisom.
Właściciele sklepów zauważają problem zwykle za późno. Najczęściej wtedy, gdy urząd skarbowy pyta o rozbieżność między raportem z platformy sprzedażowej a przesłanym plikiem JPK.
Co odróżnia rozliczanie sklepu od rozliczania zwykłej firmy?
Miejsce opodatkowania. W handlu stacjonarnym jest oczywiste, w wysyłkowym zależy od tego, gdzie mieszka kupujący i jaką wartość osiągnęła sprzedaż zagraniczna w danym roku. Po przekroczeniu progu 10 000 euro sprzedaży do konsumentów w Unii Europejskiej sprzedawca rozlicza VAT według stawek kraju odbiorcy, najczęściej w procedurze OSS.
Do tego dochodzą transakcje wewnątrzwspólnotowe, import towarów spoza Unii, sprzedaż w systemie marży przy towarach używanych oraz przeliczanie kursów walut na dzień powstania obowiązku podatkowego. Każdy z tych elementów wymaga innego ujęcia w księgach, a pomyłka w jednym potrafi zaburzyć całą deklarację.
Osobną warstwą jest sama dokumentacja. Sklep generuje faktury, korekty, noty prowizyjne platform oraz raporty operatorów płatności, a każdy z tych dokumentów trafia do ksiąg w innym momencie i pod inną datą. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie ręczne pilnowanie tej kolejności przestaje być wykonalne.
Gdzie najczęściej powstaje błąd?
W zestawieniach z platform sprzedażowych. Allegro, Amazon, eBay i Etsy raportują sprzedaż w odmiennych układach: jedne potrącają prowizje przed wypłatą, inne przenoszą zwroty do kolejnego okresu, jeszcze inne wykazują przesunięcia magazynowe między krajami jako osobne zdarzenia podatkowe.
Księgowa, która widzi takie zestawienie pierwszy raz, potrzebuje kilku godzin na jego rozłożenie na czynniki pierwsze. Biuro obsługujące kilkudziesięciu sprzedawców robi to rutynowo i wie, których pozycji nie wolno zsumować.
Drugie źródło pomyłek to magazyn zagraniczny. Wysłanie własnego towaru do centrum logistycznego w Niemczech czy Czechach rodzi obowiązek rejestracji do VAT w tym państwie, nawet jeśli nie doszło jeszcze do żadnej sprzedaży. Sprzedawcy korzystający z programów logistycznych platform często dowiadują się o tym po fakcie.
Czego wymaga księgowość ecommerce od biura rachunkowego?
Znajomości narzędzi, z których codziennie korzysta sklep. Księgowa musi umieć odczytać raport z platformy sprzedażowej, zestawić go z wyciągiem operatora płatności i przypisać prowizję do właściwego okresu. Bez tego każdy miesiąc kończy się dopytywaniem sprzedawcy o dane, które widać w panelu.
Druga rzecz to tempo. Sklep wchodzi na nowy rynek, zmienia asortyment albo uruchamia sprzedaż subskrypcyjną szybciej, niż zdąży o tym poinformować księgowość. Biuro obsługujące wyłącznie firmy usługowe reaguje na taką zmianę z opóźnieniem, a skutki widać dopiero przy deklaracji.
Zakres obsługi sprawdzisz na https://www.ps-consulting.pl/ksiegowosc-dla-e-commerce, gdzie opisano rozliczanie sprzedaży wysyłkowej, transakcji w walutach obcych oraz sprzedaży przez platformy takie jak Allegro, Amazon czy Etsy.
Kiedy oddać księgi na zewnątrz?
Wtedy, gdy samodzielne prowadzenie ewidencji zaczyna kosztować więcej czasu niż sama sprzedaż. Sprzedawca, który poświęca dwa dni w miesiącu na porządkowanie faktur, oddaje te dni konkurencji.
Drugi moment to pierwsza transakcja zagraniczna. Rejestracja do OSS albo do VAT w innym państwie to najgorsza pora na naukę przepisów metodą prób i błędów, bo konsekwencje finansowe pomyłki ponosi sprzedawca, nie platforma.
Biuro rachunkowe wyspecjalizowane w handlu internetowym rozpoznaje takie momenty wcześniej niż sam właściciel sklepu, ponieważ widziało je u kilkudziesięciu innych klientów. Tej przewagi nie kupuje się razem z programem do fakturowania.
