Co roku w Polsce odbywa się kilkadziesiąt, a nawet kilkaset różnego rodzaju konferencji. Można powiedzieć, że niemal każda branża organizuje takie wydarzenia. Jednak trzeba wiedzieć, że aby zorganizować konferencję nawet włożyć w to nie mało pracy. A wszystko zaczyna się już nawet kilka miesięcy wcześniej.
Dobór właściwego zespołu
Konferencji nigdy nie zorganizuje się samu. Jest to projekt wymagający załatwienia i dopięcia na ostatni guzik wielu aspektów. Dlatego organizując konferencję należy właściwe dobrać zespół ludzi za to odpowiedzialnych. Da nam to możliwość skutecznego podziału obowiązków, a co za tym idzie także kontroli przebiegu prac.
Jeśli mowa o kontroli postępu prac nad organizacją konferencji to trzeba pamiętać o stworzeniu odpowiedniego harmonogramu. Dzięki temu przez cały okres przygotowań będziemy mogli trzymać rękę na pulsie. Jasne będzie, które elementy są już zamknięte, a w których niestety występują opóźnienia.
Budżet konferencji
Bez określenia budżetu nie powinno się nawet rozpoczynać żadnych prac. Dokładna wiedza o tym ile środków finansowych można przeznaczyć na organizację konferencji pozwoli na dokładne zaplanowanie prac. To też element bezpieczeństwa. Kontrolując budżet unikniemy sytuacji kiedy na koniec okaże się, że wydaliśmy zdecydowanie za dużo i konferencja stała się po prostu nierentowna.
Czas i miejsce konferencji
Wielu organizatorów konferencji popełnia w tym momencie błąd. Polega on na tym, że data i miejsce konferencji wybierane są dość przypadkowo. Trzeba jednak wiedzieć, że wiele branż pracuje sezonowo. Dlatego będzie taki czas, który dla danej branży będzie absolutnie niekorzystny.
Ważne jest także miejsce konferencji. Jeśli organizujemy konferencję ogólnopolską musi być to miejsce, do którego wszyscy uczestnicy będą mieli wygodny dojazd. Dlatego dużą popularnością cieszą się konferencje pod Warszawą. Stolica jest bowiem bardzo dobrze skomunikowana i dojazd do tego miasta nie powinien sprawiać problemu.
Prelegenci
Co najbardziej przyciąga uczestników konferencji? Oczywiście prelegenci. Dlatego powinno się ich wybierać niezwykle skrupulatnie. Muszą być to osoby ciekawe, autorytety w swojej dziecinie. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że wielu uczestników będzie chciało wciąż udział w konferencji.
Artykuł powstał we współpracy z Hotelem Lamberton pod Warszawą
