Czym jest event? Dzisiaj to bardzo ważna forma komunikacji z klientami, pomaga zbudować markę i jest doskonałą okazją do zacieśnienia więzów zarówno z konsumentami, jak i wśród samych pracowników. Jak jednak przygotować taką imprezę, by zakończyła się ona sukcesem?
Doskonała organizacja
Przygotowanie eventu to mnóstwo pracy. Pomysł na imprezę jest oczywiście ważny, ale sama kreacja jeszcze niczego nie załatwi, trzeba ją wcielić w życie. Niezbędny jest szczegółowy plan działania i scenariusz całego wydarzenia, warto też przygotować się na niespodzianki – jeśli faktycznie wyskoczy coś nieoczekiwanego, łatwiej będzie improwizować.
Każda osoba biorąca udział w organizacji eventu musi wiedzieć, za co dokładnie odpowiada. Rozmowy z podwykonawcami dobrze jest prowadzić z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby nagle się nie okazało, że komuś nie uda się dotrzymać terminu. Im większy event, tym więcej na głowie, dlatego można to zlecić specjalistom, na przykład z 4mat.pl.
Czas i miejsce
Event musi się gdzieś odbyć, dlatego zanim rozpocznie się planowanie imprezy, warto znać lokalizację i oczywiście dokonać rezerwacji, jeśli to konieczne. Miejsce powinno być dobrane tak, by dało się zrealizować pomysły na oryginalny event, ale trzeba też dopasować je pod kątem zapraszanych gości i do charakteru wydarzenia – inny lokal pasuje na bal charytatywny, a inny na imprezę dotyczącą ekologii, skierowaną do młodych ludzi.
Druga rzecz to termin. Lepiej sprawdzić zawczasu, czy w tym samym dniu nie odbywają się ważne wydarzenia, mogące odciągnąć uwagę od naszego eventu, oraz czy jest to termin pasujący osobom, które mają pojawić się na imprezie.
Informacja dla uczestników
Event zawsze powinien być przygotowany tak, by spełniał oczekiwania grupy docelowej, w przeciwnym razie ciężko będzie zachęcić potencjalnych uczestników do udziału w planowanym wydarzeniu. Reklama eventu nie potrzebuje drobiazgowego opisu, ale podstawowe informacje muszą się znaleźć, czyli kto zaprasza, po co, gdzie będzie impreza i kiedy.
Informacja powinna być podana w atrakcyjnej formie i tu znowu ważne jest rozpoznanie preferencji zapraszanych osób – do jednych bardziej przemówi elegancka formuła, do drugich ekstrawagancka grafika i chwytliwe hasła. Nie zaszkodzi szum w mediach społecznościowych, który zwróci uwagę potencjalnie zainteresowanych, że właśnie nadchodzi wydarzenie, spotkanie z marką, w którym warto wziąć udział. Dla podkreślenia prestiżu eventu można zaprosić znaną osobę.
