Jak poprawić obieg dokumentów w firmie

Dokumenty pełnią bardzo istotną rolę w funkcjonowaniu każdej firmy. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie przedsiębiorstwa korzystały z tradycyjnej formy obiegu dokumentów papierowych, która była jednak bardzo zawodna. Aktualnie, funkcję zarządzania obiegiem firmowych dokumentów przejmują specjalne elektroniczne systemy, których zadaniem jest usprawnienie procesów oraz zminimalizowanie popełnienia błędów na każdym etapie przetwarzania i korzystania z dokumentacji firmowej.

Obieg dokumentów w firmie wczoraj i dziś – co się zmieniło?

Sprawny i prawidłowy przepływ dokumentów w firmie pełni bardzo istotną rolą w procesie jej funkcjonowania. Kiedy obieg dokumentów jest niewystarczająco sprawny lub realizowany według błędnych kryteriów, firma jest narażona na bardzo niebezpieczne i często kosztowne konsekwencje, zarówno wizerunkowe, jak i finansowe. Chaotyczny obieg dokumentów negatywnie wpływa także na wydajność pracy samych pracowników, zmuszając ich do zajmowania się porządkowaniem, wyszukiwaniem oraz ręcznym procesowaniem dokumentacji. W takiej sytuacji może dojść do zniszczenia istotnych dokumentów, ich zgubienia lub przekazania w niewłaściwe ręce, co zawsze grozi negatywnymi skutkami dla firmy.

Proces zarządzania dokumentacją firmową może znacząco ułatwić elektroniczny system obiegu dokumentów. Jest to nowoczesne rozwiązanie, na którego wdrożenie decyduje się coraz więcej świadomych biznesowo i technologicznie firm, pragnących usprawnić i zoptymalizować proces przetwarzania i korzystania z dokumentów w firmie, jak również podnieść jego jakość i standardy. System obiegu dokumentów to rozwiązanie idealne zarówno dla małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstw, które chcą ułatwić wykonywanie zadań przez pracowników, poprawić obieg dokumentów w firmie oraz ustrzec się przed negatywnymi skutkami mało efektywnego zarządzania dokumentacją.

Jak działa system obiegu dokumentów i jakie korzyści wiążą się z jego wdrożeniem?

Dokumentacja papierowa jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy. Konieczność jej posiadania, przechowywania i udostępniania jest regulowana przez przepisy prawne. Firmy ponadto mają obowiązek dokumentowania określonych czynności i decyzji w formie papierowej, która stanowi dokument wiążący pod względem prawnym. Prawidłowe zarządzanie dokumentacją firmową obejmuje takie procesy, jak m. in. rejestrowanie dokumentów, ich strukturyzowanie, klasyfikowanie oraz archiwizowanie. Realizację tych zadań znacząco ułatwia elektroniczny system obiegu dokumentów, który poprzez pełną digitalizację oraz automatyzację procesów podnosi efektywność realizacji poszczególnych zadań oraz zmniejsza nakład czasu i pracy zaangażowanych osób.

Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na wyegzekwowanie działania zgodnie z obowiązującymi procedurami i politykami. Pracownicy nie muszą już każdorazowo się zastanawiać, co mają zrobić z dokumentem, do kogo go skierować i czy nie zmieniły się wewnętrzne ustalenia czy przepisy prawne lub księgowe w tym zakresie – obieg sam ich kieruje i prowadzi przez proces. Przy tym można wyeliminować zbędne, powodujące niepotrzebne utrudnienia, czynności, które wymuszają na pracownikach (niepotrzebne w praktyce) poświęcanie im czasu oraz zwiększają ryzyko popełnienia błędów.

Możliwość cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych, których integralną częścią jest zazwyczaj obieg zadań i dokumentów, pozwala na sprawne i wygodne zarządzanie firmową dokumentacją oraz przynosi istotne oszczędności dla firmy, zarówno pod względem finansowym, jak i czasowym. Dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej ułatwia natomiast wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, pozwala na sprawniejsze pilnowanie terminów płatności faktur oraz podnosi ogólne bezpieczeństwo dostępu do poufnych firmowych danych.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here